Einkaufsrichtlinie

Hintergrund
Die Einkaufsrichtlinie wird benötigt, um die Einkaufsprozesse im Unternehmen zu definieren und zu verdeutlichen, da Steuerung aus wirtschaftlichen, rechtlichen, sicherheits- und umweltbezogenen Gründen wichtig ist.

Zweck
Zweck der Einkaufsrichtlinie ist es, die Grundregeln für alle Einkaufsaktivitäten innerhalb der ProfilGruppen Extrusion AB (im Folgenden „das Unternehmen“ genannt) festzulegen, damit Handeln und Entscheidungen, die die Einkaufsbeziehungen betreffen, die Zielsetzung und Strategie des Unternehmens bestmöglich unterstützen.

Ziele

• Die Abwicklung unserer Einkäufe effizienter gestalten, um Risiken zu verringern und die gesamten Beschaffungskosten zu senken.
• Durch den Abschluss und die Nutzung abgeschlossener Lieferantenverträge.
• Durch den Einsatz von IT-Unterstützung für eine effiziente Abwicklung und Nachverfolgung.
• Durch Marktkenntnis wettbewerbsfähige Einkäufe schaffen.
• Sicherstellen, dass Sicherheits-, Umwelt- und Gesundheitsanforderungen sowie ethische und soziale Anforderungen bei Einkäufen eingehalten werden und dass die verschiedenen Richtlinien des Unternehmens sowie der Verhaltenskodex erfüllt werden.

Werte

• Die grundlegenden Werte des Unternehmens (Verhaltenskodex und Kernwerte) darüber, wie wir miteinander und mit anderen umgehen, bilden die Grundlage dafür, wie wir bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen vorgehen.
• Der Code of Conduct des Unternehmens für Lieferanten bildet die Grundlage und die Anforderungen, um Lieferant des Unternehmens zu sein.

Verantwortungsverteilung beim Einkauf im Unternehmen

• Die Einkaufsabteilung trägt die übergeordnete Verantwortung für alle Einkaufsprozesse. Das bedeutet, dass die Einkaufsabteilung dafür verantwortlich ist, wie wir einkaufen und bei wem wir einkaufen.
• Die Einkaufsabteilung kann Einkaufsbereiche oder Teile davon an andere Abteilungen im Unternehmen delegieren. Dies erfolgt gemäß den geltenden Attestierungsregeln und der geltenden Kategorieeinteilung.
• Alle Einkäufe, sowohl durch die Einkaufsabteilung als auch delegierte Einkäufe in anderen Abteilungen, müssen dieser Richtlinie folgen.

Grundprinzipien für die Durchführung von Einkäufen für das Unternehmen

• Alle Mitarbeitenden des Unternehmens, die Einkäufe tätigen, sollen zu Ehrlichkeit, Glaubwürdigkeit und Professionalität in den Einkaufsaktivitäten beitragen und dafür arbeiten.
• Mitarbeitende, die Einkäufe tätigen, dürfen keine anderen Motive haben, bei einem bestimmten Lieferanten einzukaufen, als dass dieser die Bedürfnisse des Unternehmens bestmöglich erfüllt.
• Einkäufe sind von Personen durchzuführen, die durch Ausbildung, Erfahrung und Unterweisung über
  geltende Regeln über die erforderlichen Kenntnisse im Einkaufsbereich verfügen.
• Das Unternehmen trägt die Kosten für die eigenen Mitarbeitenden bei Reisen zu und Besuchen bei Lieferanten, um ein mögliches Abhängigkeitsverhältnis zum Lieferanten zu vermeiden.

Grundprinzipien für die Durchführung von Einkäufen für das Unternehmen

• Die Gesamtwirtschaftlichkeit ist ausschlaggebend für die Einkaufsarbeit. Neben dem Preis sind Faktoren wie Qualität, Sicherheit, Umwelt, Lieferzeit, Liefertreue, Service und Kapitalbindung zu berücksichtigen.
• Alle unsere Einkäufe sollen vorzugsweise schriftlich sowie über unser ERP-System erfolgen.
• Freitextbestellungen, d. h. der Einkauf von Artikeln, die nicht im ERP-System vorhanden sind, erfolgen mittels Einkaufsanforderung, die von der attestverantwortlichen Person freigegeben wird.

Das Verhältnis zu Lieferanten

• Alle, die in den Einkauf eingebunden sind oder Kontakt zu Lieferanten haben, müssen Angaben zu Wettbewerbspreisen und anderen Lieferantenbeziehungen so behandeln, dass keine dritte Partei unzulässigen Zugang erhält.
• Beziehungen und Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten sollen vorzugsweise über längere Zeiträume aufgebaut werden.
  Die Lieferantengruppe darf jedoch nicht statisch sein; daher muss stets die Möglichkeit für neue
  kompetente Lieferanten bestehen.
• Lieferanten werden nach unterschiedlichen Rankings klassifiziert. Ein Lieferant kann sein:
• Gesperrt; ein Lieferant, bei dem keine Einkäufe getätigt werden können.
• Freigegeben; Einkäufe können getätigt werden und der Lieferant ist korrekt im ERP-System eingerichtet.
• Genehmigt; priorisierter Lieferant, der aktiv von der Einkaufsabteilung betreut wird.

IT-Systeme
Administrative Unterstützungssysteme sind so zu gestalten, dass sie einen sicheren, zeitgemäßen Handel mit den Lieferanten unterstützen, die administrative Arbeit effizienter machen, eine korrekte und schnelle Berichterstattung sicherstellen sowie die erforderlichen Informationen für Management und Mitarbeitende bereitstellen.

Umweltaspekte
Einkäufe sind gemäß der Umweltpolitik und der Nachhaltigkeitsarbeit des Unternehmens zu tätigen.

Risiko und Risikominimierung
Der Einkaufsprozess im Unternehmen soll darauf ausgerichtet sein, die Risiken der Geschäftstätigkeit zu minimieren. Verträge (SSG-Verträge bei Anlagen- und Maschineninvestitionen), Richtlinien und geltende Prozesse sind zu verwenden. Diese Einkaufsprozesse sind in unserem Qualitätsmanagementsystem formalisiert.

Angenommen am 30.09.2024 durch die Konzernleitung.